Il Briefing fa riferimento ad un evento, solitamente una riunione in presenza oppure con altri metodi tecnologici online, in cui viene spiegato a voce un documento di Brief o comunque vengono esposti a voce dei concetti di sintesi prima di passare all’azione.
Un Briefing è qualcosa che in genere si svolge in poco tempo, può essere pianificato oppure “improvvisato” all’ultimo istante all’interno di aziende o di team di lavoro. Solitamente vengono coinvolte più persone, anche se non sono certo rari Briefing realizzati tra due o tre persone. Questo fa intendere come il concetto di Briefing non sia tanto legato al numero di partecipanti all’evento ma alla esposizione dei concetti chiave. Un classico esempio è il seguente: dopo diverse settimane un’azienda oggi ha un importantissimo appuntamento con un nuovo cliente che dovrebbe accettare la proposta commerciale fatta. L’incontro è alle ore 14. Al mattino, alle ore 9.00 viene fissato un Briefing tra il responsabile commerciale dell’azienda stessa, il venditore, un membro dell’ufficio tecnico che ha seguito il progetto fin dall’inizio.
Lo scopo della riunione è di riassumere le condizioni di vendita e la proposta fatta, scegliendo la strategia da tenere per chiudere l’affare, prima di incontrare il cliente nel pomeriggio. In questo esempio il Briefing è utile per “tirare le fila” e presentarsi tutti coesi al momento dell’incontro con il cliente finale, in modo da portare a termine con successo l’affare e chiudere il contratto.
Un altro classico esempio, invece, riguarda un gruppo di lavoro all’interno della funzione marketing che ha ricevuto l’incarico dal management di studiare un paio di strategie per poter espandere il business aziendale in un nuovo Paese. In questo caso, il team di lavoro fisserà un briefing interno poco prima di presentare al management il loro progetto di business.
